Secara umum komunikasi merupakan proses
penyampaian pesan dari seorang komunikator kepada komunikan untuk
menghasilkan efek tertentu. Saat proses komunikasi berlangsung
komunikator maupun komunikan saling memberikan umpan balik (feedback)
terhadap pesan yang disampaikan. Dalam akitvitas dalam organisasi
bisnis, komunikasi merupakan komponen yang sangat penting. Sebuah
kegagalan dalam organisasi bisnis, banyak yang disebabkan akibat tidak
tertatanya proses komunikasi yang dilakukan oleh para pelaku bisnis.
Menurut Wikipedia (2011), Komunikasi bisnis
merupakan pertukaran pendapat, gagasan, informasi, instruksi yang
memiliki tujuan tertentu dan disajikan secara personal atau
interpersonal melalui simbol-simbol atau sinyal tertentu dalam lingkup
dunia bisnis. Komunikasi bisnis mencakup berbagai macam bentuk
komunikasi, baik komunikasi verbal maupun komunikasi non verbal.
Komunikasi bisnis yang berhasil dengan baik
adalah komunikasi yang dilakukan secara efisien sesuai dengan kondisi
dan situasi organisasi yang bersangkutan. Dengan komunikasi yang baik
dan tertata tujuan organisasi akan lebih mudah dicapai.
Proses Komunikasi
Memahami komunikasi berarti memahami apa
yang terjadi selama komunikasi berlangsung, mengapa itu terjadi, manfaat
apa yang dirasakan, akibat-akibat apa yang ditimbulkannya, apakah
tujuan dari aktifitas berkomunikasi sesuai dengan apa yang diinginkan,
memahami hal-hal yang dapat mempengaruhi dan memaksimalkan hasil-hasil
dari kejadian tersebut.Menurut Anwar arifin (1988:17), komunikasi
merupakan suatu konsep yang multi makna. Makna komunikasi dapat
dibedakan berdasarkan:
1. Komunikasi sebagai proses sosial
Komunikasi pada makna ini ada dalam konteks
ilmu sosial. Dimana para ahli ilmu sosial melakukan penelitian dengan
menggunajan pendekatan komunikasi yang secara umum menfokuskan pada
kegiatan manusia dan kaitan pesan dengan perilaku. Harold D. Lasswell
meneliti masalah identifikasi simbol dan image yang bertolak belakang
dengan realitas/efek pada opini publik. Berkaitan dengan efek-efek
teknik propaganda pada perang dunia 1 (1927).
Beliau seorang ahli
politik, meneliti dengan cara meyebarkan leaflet mengenai perang. Kurt
lewin meneliti fungsi-fungsi komunikasi pada kelompok sosial informal.
Lewin meneliti tipe-tipe gatekeeper yang dilakukan oleh
pemimpin-pemimpin autokratik, demokratik. Lewin juga meneliti
individu-individu yang ada pada kelompok-kelompok penekan dan
individu-individu yang berada pada kelompok (members group). Soearang
ahli psikologi. Carl Hovland meneliti kredibilitas sumber (komunikator)
hubungannya dengan efek persuasi (perubahan sikap). Hovland adalah
peneliti yang memperkenalkan penelitian-peneltian eksperimental dalam
komunikasi massa. Seorang ahli sosiologi, meneliti melalu pemutaran film
berbeda kepada 2 kelompok berbeda, dan melihat efek dari film tersebut
terhadap individu.
2. Komunikasi sebagai Peristiwa
Dalam hal ini komunikasi mempunyai
pengertian, bahwa komunikasi merupakan gejala yang dipahami dari sudut
bagaimana bentuk dan sifat terjadinya. Peristiwa komunikasi dapat
diklasifikasikan berdasarkan kriteria tertentu. Ada yang membedakan
komunikasi massa dengan komunikasi tatap muka, komunikasi verbal dan non
verbal, komunikasi yang menggunakan media dan tanpa media.
3. Komunikasi sebagai Ilmu
Struktur ilmu pengetahuan meliputi aspek
aksiologi, epistomologi dan ontologi. Aksiologi mempertanyakan dimensi
utilitas (faedah, peranan dan kegunaan). Epistomologi menjelaskan
norma-norma yang dipergunakan ilmu pengetahuan untuk membenarkan dirinya
sendiri. Sedangkan ontologi mengenai struktur material dari ilmu
pengetahuan.
4. Komunikasi sebagai kiat atau keterampilan
Komunikasi dipandang sebagai skill yang oleh
individu dipergunakan untuk melakukan profesi komunikasi. Perkembangan
dunia komunikasi di Indonesia pada masa yang akan datang menunjukkan
prospek yang semakin cerah. Dengan demikian, masalah-masalah yang
berhubungan dengan profesi komunikasi tetap menjadi agenda penting.
Antara komunikasi dan bidang profesional terdapat kaitan yang
signifikan. Dalam menunjang suatu profesi atau karir yang menuntut
kemampuan pemahaman pada sifat dasar komunikasi, berkomunikasi secara
kompeten dan efektif diperlukan dalam bidang kemampuan berkomunikasi
(speech communication), komunikasi massa, komunikasi organisasi,
komunikasi politik, public relations, periklanan, penyiaran
(broadcasting) dan pemasaran. Pengetahuan dan kemampuan komunikasi
adalah dasar untuk kualitas kepemimpinan. Merupakan hal pokok untuk
hubungan interpersonal, mempengaruhi dan perkembangan informasi dalam
organisasi. Komunikasi juga memainkan peran penting dalam perencanaan,
pengambilan keputusan, pemikiran strategis, memperoleh pengetahuan
teknis dan menilai hasil.
Bentuk-Bentuk Komunikasi
Komunikasi sebagai proses memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut:
Bentuk komunikasi berdasarkan proses
1. Komunikasi langsung
Komunikasi langsung tanpa mengguanakan alat.
Komunikasi berbentuk kata-kata, gerakan-gerakan yang berarti khusus dan
penggunaan isyarat,misalnya kita berbicara langsung kepada seseorang
dihadapan kita.
2. Komunikasi tidak langsung
Biasanya menggunakan alat dan mekanisme
untuk melipat gandakan jumlah penerima penerima pesan (sasaran) ataupun
untuk menghadapi hambatan geografis, waktu misalnya menggunakan radio,
buku, dll.
Bentuk komunikasi berdasarkan sasaran
a. Komunikasi massa
Komunikasi massa, yaitu komunikasi dengan sasarannya kelompok orang dalam jumlah yang besar, umumnya tidak dikenal.
Komunikasi massa yang baik harus :
- Pesan disusun dengan jelas, tidak rumit dan tidak bertele-tele
- Bahasa yang mudah dimengerti/dipahami
- Bentuk gambar yang baik
- Membentuk kelompok khusus, misalnya kelompok pendengar (radio)
b. Komunikasi kelompok
Adalah komunikasi yang sasarannya sekelompok
orang yang umumnya dapat dihitung dan dikenal dan merupakan komunikasi
langsung dan timbal balik.
c. Komunikasi perorangan
Adalah komunikasi dengan tatap muka dapat juga melalui telepon.
Bentuk komunikasi berdasarkan arah pesan
1. Komunikasi satu arah
Pesan disampaikan oleh sumber kepada
sasaran dan sasaran tidak dapat atau tidak mempunyai kesempatan untuk
memberikan umpan balik atau bertanya, misalnya radio.
2. Komunikasi timbal balik
Pesan disampaikan kepada sasaran dan
sasaran memberikan umpan balik. Biasanya komunikasi kelompok atau
perorangan merupakan komunikasi timbal balik
Macam-macam Komunikasi Bisnis
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang
umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan
komunikasi nonverbal.
1. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.
Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe
yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya
peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal
dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat
bertindak sebagai audience
Adapun dalam berkomunikasi secara verbal,
dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang
berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :
a) Berbicara dan Menulis
Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan
b) Mendengarkan dan Membaca
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka
diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di
dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).
2. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan bentuk
komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada
umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga
sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa
isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan
intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan
komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam
komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara
spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan
bersifat alami
Adapun Komunikasi nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu:
a) Menyediakan dan memberikan informasi
b) Mangatur alur suatu percakapan
c) Mengekspresikan emosi
d) Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal
e) Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
f) Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah
Kadang dalam prakteknya, di dalam suatu
komunikasi bisnis terjadi penggabungan antar komunikasi verbal dan
komunikasi nonverbal dalam suatu situasi. Karena biasanya kata-kata yang
disampaikan dalam suatu komunikasi atau percakapan kadang hanya membawa
sebagian dari pesan.
Dan relevansinya dalam komunikasi bisnis,
tipe komunikasi nonverbal dapat menentukan kredibilitas dan kepemimpinan
seseorang, yang dapat dilihat dari karateristik suara, penampilan,
sentuhan, gerakan dan posisi tubuh juga melalui ekspresi wajah dan mata…
Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi ( interpersonal communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya ( intercultural / communication) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing – masing memiliki budaya yang berbeda.
Komunikasi meliputi 5 unsur, kemudian dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yakni :
Efektifitas Komunikasi Bisnis
Komunikasi akan Efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu”. Juga akan membantu mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang tepat, dapat mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan.
Faktor-Faktor yang mempengaruhi KE: Kredibilitas (bagian dari kepercayaan, ini dapat muncul melalui keahlian dan status sosial) dan daya tarik komunikator (karena dikagumi dan disenangi misal: artis), Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan (karena menarik perhatian –dirancang dengan format yang baik-pilihan kata yang tepat-waktu dan media yang tepat),Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan (mampu memahami pesan, sadar akan kebutuhan dan kepentingan, mampu mengambil suatu keputusan sesuai kebutuhan dan kepentingan, secara fisik dan mental mampu menerima pesan).
Efektifitas komunikasi bisnis ditentukan oleh:
1. Persepsi.
Komunikator harus dapat memprediksi apakah message yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Ketepatan.
Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengeksperikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka piker komunikan.
3. Kredibilitas.
Dalam berkomunikadi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bawah komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
4. Pengendalian.
Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
5. Kecocokan.
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.
Sementara Ketrampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan.
a) Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
b) Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
c) Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
d) Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
e) Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
f) Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
1. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
2. Hambatan Semantik.
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.
3. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
Unsur-Unsur Komunikasi Bisnis
Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi ( interpersonal communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya ( intercultural / communication) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing – masing memiliki budaya yang berbeda.
Komunikasi meliputi 5 unsur, kemudian dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yakni :
- Komunikator = who [communicator, source, sender]
- Pesan = says what [message]
- Media = in which channel [channel, media]
- Komunikan = to whom [communicant, communicatee, reciever, recipient]
- Efek [effect, impact, influence]
Efektifitas Komunikasi Bisnis
Komunikasi akan Efektif apabila terjadi pemahaman yang sama dan merangsang pihak lain untuk berpikir atau melakukan sesuatu”. Juga akan membantu mengantisipasi masalah, membuat keputusan yang tepat, dapat mengkoordinasikan aliran kerja, mengawasi orang lain, dan mengembangkan berbagai hubungan.
Faktor-Faktor yang mempengaruhi KE: Kredibilitas (bagian dari kepercayaan, ini dapat muncul melalui keahlian dan status sosial) dan daya tarik komunikator (karena dikagumi dan disenangi misal: artis), Kemampuan pesan untuk membangkitkan tanggapan (karena menarik perhatian –dirancang dengan format yang baik-pilihan kata yang tepat-waktu dan media yang tepat),Kemampuan komunikan untuk menerima dan memahami pesan (mampu memahami pesan, sadar akan kebutuhan dan kepentingan, mampu mengambil suatu keputusan sesuai kebutuhan dan kepentingan, secara fisik dan mental mampu menerima pesan).
Efektifitas komunikasi bisnis ditentukan oleh:
1. Persepsi.
Komunikator harus dapat memprediksi apakah message yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2. Ketepatan.
Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengeksperikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka piker komunikan.
3. Kredibilitas.
Dalam berkomunikadi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bawah komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
4. Pengendalian.
Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
5. Kecocokan.
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.
Sementara Ketrampilan meningkatkan efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan.
- Reading
- Listening
- Speaking dengan membuat dan atau melakukan percakapan menarik.
- Melakukan wawancara
- Kontak dengan kelompok-kelompok lain
- Membiasakan diri berpidato dan atau melakukan presentasi
- Hambatan dan Keberhasilan Komunikasi Bisnis
a) Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi oleh perasaan atau situasi emosional.
b) Hambatan dalam penyandian/simbol
Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang dipergunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih dari satu, simbol yang dipergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahasa yang dipergunakan terlalu sulit.
c) Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.
d) Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima
e) Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada saat menerima /mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
f) Hambatan dalam memberikan balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.
1. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
2. Hambatan Semantik.
Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.
3. Hambatan Psikologis
Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim dan penerima pesan.
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
1 komentar:
Pengertian komunikasi bisnis nya cukup lengkap, ditunggu artikel terbarunya
Posting Komentar